INTRODUCCIÓN AL MICROSOFT ACCESS

El Microsoft Access es un software utilizado para el desarrollo de sistemas de Base de Datos, basado en el argumento de las bases de datos relacionales, en el cual el usuario/proyectista mantiene informaciones organizadas de forma tabular. No es el objetivo de esta apostilla, detallar una metodología de análisis de sistemas orientado a la especificación de soluciones basadas en el argumento relacional. Normalmente este proceso de análisis y reflexión, previos al de la construcción, constituyen pasos importantes para la obtención de buenos sistemas automatizados de almacenamiento y recuperación de informaciones.

A lo largo del texto, se emplea un ejemplo/modelo muy simple basado en apenas tres tablas. Lo que se desea automatizar es una nómina de empleados donde, además de las informaciones típicas de nombre y número, participan informaciones asociadas referentes al departamento del empleado, su cargo y su salario. Estas informaciones constan en otras dos listas. Estas listas son naturalmente tabulares y su exacto contenido queda evidente a lo largo del texto.

El texto que sigue no pretende de forma alguna agotar todos los recursos y posibilidades del Access. En general, los puntos más relevantes y de utilidad más inmediata fueron abordados. Se intentó evitar el detalle minucioso principalmente en referencia a los recursos estéticos de la pantalla. Además de esto, ciertamente, hay puntos que simplemente fueron olvidados o ignorados a lo largo de esta compilación. La parte de programación no es abordada en este texto introductorio.

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DEFINICIÓN DE ACCESS

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la información a una base de datos creada mediante un sistema de administración de bases de datos (DBMS), como Office Access 2007.

Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que utiliza tres tablas no es un conjunto de tres bases de datos, sino una sola base de datos que contiene tres tablas. Excepto si se ha diseñado específicamente para utilizar datos o código de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y módulos. Las bases de datos creadas con formato de Access 2007 tienen la extensión de nombre de archivo .accdb y las bases de datos creadas con formatos de versiones anteriores de Access tienen la extensión de nombre de archivo .mdb. Access 2007 se puede utilizar para crear archivos con formatos de versiones anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access 2002-2003).

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ELEMENTOS DE ACCESS

Tablas

Las tablas con el componente básico o elemental de las bases de datos. O lo que es lo mismo, una base de datos está principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las tablas contienen datos sobre algo o alguien, proveedores, clientes, libros en una biblioteca, compras, ventas, etc.

Consultas

Las consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener información de varias tablas y con la estructura que más le interese. Además, las consultas pueden archivarse de forma que la próxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no tendrá que volver a plantearla, será suficiente con llamar a la consulta previamente creada. La importancia de las consultas es enorme, de hecho es la potencia de esta herramienta la que permite que los gestores de base de datos sean casi imprescindibles en nuestro trabajo diario.

Formularios

Los formularios son un mecanismo que facilita enormemente la operatoria general con tablas, principalmente a la hora de mostrar, introducir y modificar datos. Un uso adecuado de éstos redunda bastante en el nivel de manejabilidad de una aplicación o de un sistema de información desarrollado con Access.

Informes

Los informes permiten presentar la información con una apariencia altamente profesional a la hora de imprimir nuestros datos.

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CARACTERISTICAS DE MICROSOF ACCESS

Microsoft Access es un sistema interactivo de administración de bases de datos para Windows. Access tiene la capacidad de organizar, buscar y presentar la información resultante del manejo de sus bases de datos. Entre sus principales características se encuentran:

Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la potencia gráfica de Windows, ofreciendo métodos usuales de acceso a los datos y proporcionando métodos simples y directos de trabajar con la información.

Access facilita la administración de datos, ya que sus posibilidades de consulta y conexión le ayudan a encontrar rápidamente la información deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento.

Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y efectivos, así como gráficos y combinaciones de informes en un solo documento.

Access permite lograr un considerable aumento en la productividad mediante el uso de los asistentes y las macros. Estos permiten automatizar fácilmente muchas tareas sin necesidad de programar.

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